Fünf Schritte von der Idee bis zur Standing Ovation.

Jedes Vantec-Projekt beginnt mit einem strukturierten Briefing-Gespräch. Wir hören zu, bevor wir Angebote schreiben. Ziel dieser Phase ist es, die Vision des Kunden — das Was und das Warum des Events — vollständig zu erfassen und in konkrete technische Notwendigkeiten zu übersetzen: Welche Gästezahl steht im Raum? Wird gestreamt? Gibt es Kamerabetrieb? Welche Redner-Setups sind vorgesehen? Welche Marken-Guidelines sind bindend?

Auf Basis dieser Informationen erstellt der Tech-Manager eine erste technische Grobkonzeption inklusive Equipment-Liste, Crew-Kalkulation, Logistik-Aufwand und Zeitplan. Der Kunde erhält innerhalb weniger Werktage ein transparentes, positionsscharfes Angebot — keine Blackbox-Pauschale, sondern nachvollziehbare Kalkulation.

Bevor auch nur ein Truss-Rohr die Halle verlässt, wird das gesamte Setup in Vectorworks Spotlight, WYSIWYG oder Depence² dreidimensional aufgebaut. Der Kunde sieht Bühnenbild, LED-Fläche, Rigging-Struktur, Sichtachsen und Beleuchtungspositionen als fotorealistische Visualisierung — inklusive Sichtprüfung aus jeder Sitzplatzperspektive.

Diese Phase ist mehr als Marketing: Kollisionen zwischen Traversen und Hallendecken, unmögliche Rigging-Punkte, Auflösungssprünge zwischen LED-Segmenten oder ungünstige Kabelwege werden hier entdeckt — und nicht am Aufbautag, wo jeder Fehler richtig teuer wird.

Das gesamte Equipment wird in unserem Berliner Lager unter kontrollierten Bedingungen gelagert, gewartet und für den Transport in spezialverkleidete Flightcases nach ATA-Standard verpackt. Jeder Case ist beschriftet, RFID-inventarisiert und trägt die zum Case gehörenden Prüfprotokolle. Das reduziert Aufbauzeiten drastisch — die Crew weiß beim Öffnen exakt, was drin ist, in welchem Zustand und wohin es gehört.

Der Transport erfolgt in unserer eigenen Fahrzeugflotte (7,5 Tonner mit Ladebordwand und LKW mit 40 Kubikmetern Ladevolumen) oder — bei überregionalen Großproduktionen — mit langfristig gebundenen Logistikpartnern, die auf Event-Fracht spezialisiert sind. Sensible Elektronik reist klimatisiert, LED-Panels werden vibrationsentkoppelt eingespannt.

Am Aufbautag wird das eingespielte Zusammenspiel zwischen Tech-Manager, Riggern, Video-, Audio- und Lichttechnikern zur eigentlichen Kernkompetenz von Vantec. Der Ablauf ist minutiös geplant: Zuerst Rigging und Traversenbau, dann Motorik und Lastentests, dann Panels und Signalwege, danach Audio-System und schließlich Lichtprogrammierung. Vor Türöffnung durchläuft jedes Gewerk einen dokumentierten Safety-Check: Lastprüfung, elektrische Prüfung, Not-Aus-Test, Redundanz-Test der Signalwege.

Während der Show bedient jeder Gewerke-Chef seine Position live: Der Videotechniker fährt Content-Zuspielungen und ggf. Live-Cutout, der Audio-Engineer mischt Sprecher- und Musik-Kanäle, der Lichtoperator ruft Cues nach Ablaufplan und Musik-Timecode ab. Der Tech-Manager koordiniert im Hintergrund und ist die einzige Ansprechperson für den Kunden.

Der unspektakulärste Teil einer Produktion — und für Vantec ein Qualitätsmerkmal. Nach dem letzten Gast beginnt eine strukturierte De-Rigging-Sequenz, die den Aufbau in umgekehrter Reihenfolge durchläuft: Lichtprogramme sichern, Konsolen sichern, Kabel demontieren, Panels aus dem Rig nehmen, Traversen ablassen, alles zurück ins Flightcase. Immer mit dem Blick auf: Wo hat die Location Räume, die zu einer bestimmten Uhrzeit übergeben werden müssen? Wo laufen parallel Reinigungscrews?

Am Ende steht ein sauberer, streifenfreier, entladener Raum — und ein Load-out-Protokoll, das Zustand jedes Equipments dokumentiert. So gehen Rückfragen zu vermeintlichen Schäden gar nicht erst in eine graue Zone.